O email de cobrança é uma das armas mais poderosas contra a inadimplência nas empresas.
Com uma simples mensagem na caixa de entrada do cliente inadimplente, você pode recuperar créditos e negociar dívidas com praticidade e conveniência.
Mas, para isso, é preciso saber construir o texto e usar a linguagem certa para o seu público.
Vamos ajudar ensinando como fazer um email de cobrança do zero.
Leia com atenção e use nosso modelo como referência.
O que é um email de cobrança?
Um email de cobrança é uma das ferramentas mais eficientes para recuperar dívidas de clientes inadimplentes.
Basicamente, é um email que pode avisar sobre um pagamento em atraso, informar que uma fatura continua em aberto ou propor uma negociação de dívida.
O tipo de mensagem depende do estágio em que se encontra o processo de cobrança.
O importante é direcionar o email para o endereço fornecido pelo cliente e detalhar todas as informações sobre o débito.
Em alguns casos, o email pode ser automatizado em uma régua de cobrança, de modo que o próprio sistema se encarrega de enviar as mensagens nos momentos certos para os clientes.
De qualquer forma, esse é um dos melhores caminhos para cobrar clientes de forma efetiva e aumentar suas chances de recuperar o crédito com sucesso na sua empresa.
Não à toa, é um dos meios digitais mais utilizados por empresas de cobrança profissional, assim como o SMS e o WhatsApp.
Por que usar o email para cobrar clientes?
O email de cobrança é um bom canal porque é conveniente para o cliente inadimplente e pode ser personalizado pela empresa.
Para começar, é um meio de comunicação menos invasivo, pois o cliente recebe a mensagem e não precisa dar uma resposta imediata como nas cobranças ao telefone.
Além disso, todas as informações constam no corpo do email, incluindo links para segunda via de boletos, dados de contato e resumo do débito.
Também é um meio que garante a privacidade do cliente, pois enquanto uma carta pode ser violada mais facilmente, um email só será aberto pelo seu destinatário – ou por quem tiver a senha da caixa postal.
Para a empresa, é muito prático enviar emails de cobrança, porque eles podem ser automatizados, e a mensagem pode ser adaptada a cada situação.
Inclusive, é possível usar uma linguagem mais próxima e humanizada, dependendo do perfil do cliente.
Esses fatores aumentam as chances de sucesso na quitação do débito e tornam o email de cobrança uma ferramenta indispensável para combater a inadimplência.
Como fazer um email de cobrança
Fazer um email de cobrança pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente se você está começando do zero.
Veja algumas dicas para escrever o seu:
1. Considere o estágio da cobrança
O primeiro passo para escrever um email de cobrança é entender em qual estágio do processo o cliente inadimplente está.
Geralmente, as empresas enviam diversos emails durante o processo de cobrança.
Estes são os principais:
- Email de aviso de vencimento (pouco antes do vencimento)
- Email de pagamento não identificado (um dia após o vencimento)
- Email de cobrança da fatura em aberto (dias ou semanas após o vencimento)
- Email com proposta de negociação (após semanas de atraso no pagamento).
Então, na hora de fazer o email, é importante considerar para qual etapa da cobrança ele será direcionado.
2. Adeque a linguagem ao público
O email de cobrança precisa ter uma linguagem clara e adequada ao perfil do cliente que vai receber.
Já sabemos que é preciso ser gentil, educado e em hipótese alguma constranger o cliente, certo?
Além disso, você precisa usar um tom adaptado ao público, que pode ser mais formal ou mais informal.
Para públicos mais jovens e digitais, por exemplo, cabe até um pouco de humor na mensagem para descontrair.
3. Pense bem no assunto
O assunto do email é muito importante, pois ele informa ao cliente do que se trata e define se a sua mensagem será aberta.
No caso da cobrança, é bom usar uma frase direta do tipo “não identificamos seu pagamento” ou “sua fatura continua em aberto”.
Se possível, é preferível personalizar o assunto com o primeiro nome do cliente.
4. Inclua todos os dados da cobrança
No corpo do email, você deve detalhar todos os dados da cobrança, tais como:
- Nome do cliente
- Número da fatura ou boleto em atraso (ou ainda, do cartão de crédito recusado ou conta bancária sem limite suficiente para débito)
- Data de vencimento original do débito
- Valor total do débito atualmente, com eventuais juros e multas já adicionados
- Segunda via de documento para pagamento, quando aplicável
- Prazo limite para pagamento.
Quanto mais informações, melhor, pois o objetivo é mostrar a situação do cliente e facilitar o pagamento.
5. Finalize sempre com a hipótese de pagamento já feito
Um ponto essencial no email de cobrança é terminar sempre com a frase “caso já tenha feito o pagamento, por favor, desconsidere essa mensagem”.
Essa medida simples evita que a sua mensagem seja considerada uma cobrança abusiva, caso o cliente tenha pago antes de recebê-la.
Modelo de email de cobrança
Confira um exemplo de email de cobrança para pagamento em atraso:
Assunto: <nome do cliente>, sua fatura está em aberto
Olá, <nome do cliente>!
Verificamos que a sua fatura nº xxxxx vencida no dia xx/xx/xxxx continua com pagamento pendente em nosso sistema.
O valor atual da sua dívida é de R$ xx,xx, já com o acréscimo da multa de x%, e juros de x% acrescidos, conforme nossa política de cobrança.
Para regularizar sua situação, é só clicar aqui para emitir uma segunda via do boleto.
Se tiver problemas para fazer o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone/WhatsApp (xx) xxxxx-xxxx ou respondendo este email.
Alertamos que se o boleto não for pago até xx/xx/xxxx, seu contrato pode ser cancelado e teremos que tomar as medidas cabíveis.
Estamos à disposição para uma possível negociação.
Caso já tenha feito o pagamento, por favor, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
<assinatura da empresa ou responsável>
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Em vez de mobilizar sua equipe para escrever emails de cobrança, você pode deixar essa tarefa com uma empresa especializada como a Adimplere.
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