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6 dicas para organizar e delegar tarefas para a equipe

Ser um líder de equipe requer tempo e dedicação. Porém, com a correria do dia a dia, empreendedores em busca dos seus objetivos têm procurado, cada vez mais, formas de aprender a delegar tarefas.

Muitas vezes, é compreensível que você tenha receio de passar tarefas, as quais executa muito bem, para outra pessoa. No entanto, um bom líder deve poder confiar na sua equipe.

Neste artigo, listamos para você 6 dicas que o ajudarão a facilitar esse processo. Continue a leitura e confira!

1. Organize seu tempo

Muitas pessoas costumam dizer que não possuem tempo para delegar. Talvez aí esteja o grande problema: a falta de tempo é um sinal de que você está fazendo atividades demais.

Aprender que, no longo prazo, esse acúmulo de tarefas pode gerar baixa produtividade é essencial para perceber que algo que outrora era excelente, agora está prejudicando sua eficiência.

Diante disso, mesmo que, no presente, você gaste tempo delegando tarefas, isso pode resultar, no futuro, em uma melhor organização para todos.

2. Aprenda a delegar tarefas

É normal você ficar na dúvida sobre o que seus colaboradores podem fazer, contudo é importante ter confiança neles.

Monitore suas atividades e delimite um período para se analisar. Durante uma semana, por exemplo, anote todas as tarefas que você realizou e, no final, analise quais são as que não exigem muito e quais realmente não podem ser delegadas. Logo, você perceberá que pode transferir algumas de fácil execução para a sua equipe.

Uma dica importante para quem normalmente não sabe delegar tarefas é começar pelo básico e, gradativamente ir percebendo a capacidade dos seus funcionários. Compartilhar suas ideias com a equipe também servirá para que todos reflitam e depois entrem em ação, a fim de melhorar os resultados.

3. Faça uma distribuição coerente

Todo empreendedor tem um braço direito na sua equipe, porém de nada adianta transferir suas tarefas e sobrecarregar outra pessoa. Por isso, é importante aprender a distribuir as atividades de forma equilibrada com seus colaboradores, conforme os cargos e disponibilidade de tempo de cada um.

4. Conheça sua equipe

Uma equipe capacitada vai trazer bons frutos para sua empresa, afinal o objetivo de qualquer empreendimento é ter produtividade e sucesso nos negócios.

No entanto, para que isso aconteça, é necessário que você conheça o perfil de cada colaborador, identificando quais tarefas são mais apropriadas para ele.

Também verifique como cada pessoa age no decorrer do dia. Assim, você conseguirá definir quem está pronto para receber tarefas mais importantes e quem ainda precisa ser treinado.

5. Defina as tarefas

Muitas vezes, uma má execução das atividades se dá pelo fato de o colaborador não ter entendido o que deveria fazer. Logo, você precisa estabelecer uma comunicação eficiente com sua equipe, afinal, você quer que ela execute suas atividades com excelência, não é mesmo?

Deixe especificados padrões operacionais, tais como: o que fazer, como fazer, prazos, resultados esperados etc. Embora você tenha delegado algumas tarefas, isso não quer dizer que você não precise mais acompanhá-las. Examine constantemente se as atividades estão indo pelo caminho desejado.

Neste sentido, uma boa dica para fazer o acompanhamento das tarefas delegadas é utilizar um software de agendamento, com o qual você poderá observar todos os processos da execução e controlar seu desenvolvimento.

6. Seja comunicativo

Como citamos, após delegar tarefas, sua responsabilidade não acaba. Sua função apenas muda. Uma das atribuições como líder é capacitar e direcionar sua equipe para adquirir os melhores resultados, incluindo participar das atividades.

Para garantir isso, você precisa estabelecer um bom canal de comunicação. A execução das tarefas depende muito da forma como elas serão expostas. Então é importante que você passe feedbacks construtivos e constantes, assim seu colaborador saberá se está indo pelo caminho certo. Da mesma forma, também é prudente você manter a calma caso haja a necessidade de fazer correções nas tarefas.

Aprender a delegar tarefas é uma experiência relevante tanto para você quanto para sua empresa, na medida em que, com isso, você conseguirá ter um número maior de indivíduos engajados em obter os melhores resultados.

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